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Codificação de documentos

Cerca de oitenta chefes de secretarias e coordenadores das comissões de avaliação e registo de documentos, a nível do Ministério da Função Pública, estiveram reunidos de 20 a 22 de Maio, num curso de capacitação em matérias de codificação de documentos a nível das instituições públicas e privadas.

Segundo Armando Miteca, técnico de Arquivos na Secretaria Provincial de Nampula, o encontro serviu, igualmente, para divulgar as formalidades na classificação e organização de diversos documentos que dão entrada nas instituições. Armando Miteca referiu que o Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE), criado através do Decreto 36/2007, e aprovado pelo Conselho de Ministros a 27 de Agosto, tem por objectivo facilitar as normas de organização e classificação dos diversos documentos nas instituições pública e privada.

A fonte acrescentou que trata-se de uma iniciativa do governo que visa, essencialmente, eliminar o chamado “arquivo morto”, e permitir que os documentos continuem a ter “vida” através de três etapas, nomeadamente Arquivo Corrente (quando se trata de expedientes de Janeiro a Dezembro), Arquivo Intermediário quando aguarda pela informação final, e a terceira etapa quando é arquivada permanentemente nos respectivos lugares.

É verdade que se trata de uma nova técnica, que carece de maior domínio, sobretudo em metodologias de implementação. E este processo vai, de certa forma, trazer muitas vantagens porque vai evitar enchentes de expedientes em arquivos inapropriados. Sublinhou a fonte.

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